Presenteren

Introductie

Presentaties zijn een krachtig communicatiemiddel om doelgroepen te informeren, overtuigen en motiveren. Voor een effectieve presentatie is een grondige voorbereiding van vitaal belang.

Weet wat u wilt bereiken

Voor u een presentatie ontwikkelt, dient u eerst de volgende vraag te beantwoorden: Wat is het doel van de presentatie? Welke effecten wilt u bereiken? Het doel van de presentatie moet realistisch zijn en concreet. Beschrijf uw doelstelling in termen van kennis die u wilt overbrengen, de houding en mening die u wilt beïnvloeden en het gedrag dat u van de toehoorders verwacht (bijvoorbeeld doneren voor een project).

Ken uw publiek

Probeer vooraf de volgende vragen vragen te beantwoorden:

Welke doelgroepen verwacht u bij uw presentatie?
Hoe is het publiek betrokken bij het onderwerp: zijn ze geïnteresseerd, hebben ze een positieve of negatieve houding, hebben ze al kennis over het onderwerp?
Wat is het niveau van het publiek?
Hoe kijken ze tegen de spreker aan: als buitenstaander of juist 'incrowd', een coalitiepartner of een opponent?
Welk voordeel hebben de toehoorders door het luisteren naar uw presentatie? 'What's in it for me?'
Wat kunt u verwachten van het publiek: welke soort reacties, vragen, feedback?

Ken uzelf

De meeste sprekers worden zenuwachtig voor een presentatie, zelfs zeer ervaren sprekers ervaren een zekere spanning voordat ze beginnen. Het is belangrijk dat u uw sterke en zwakke punten kent op het gebied van presenteren. Beantwoord de volgende vragen ter voorbereiding:

Wat zijn uw sterke punten als het gaat om presenteren? Bijvoorbeeld, goed gevoel voor humor, goede verhalenverteller. Hoe kun u deze sterke punten benutten in uw presentatie? Door bijvoorbeeld uw centrale boodschap te illustreren met een sterk praktijkvoorbeeld waarover u verhalend vertelt met een kwinkslag.
Wat zijn uw zwakke punten op presentatiegebied? Bekijk hoe u hier mee om kunt gaan. Indien u bijvoorbeeld geneigd bent om zeer nerveus te zijn, loont het om een flink aantal keren te oefenen voor mensen die u vertrouwt en bij wie u zich zeker voelt.

Ken de situatie

Zorg dat u antwoord heeft op de volgende vragen:

Hoeveel spreektijd heeft u?
In wat voor een ruimte vindt de presentatie plaats? Hoe zitten de toehoorders ten opzichte van de spreker?
In hoeverre is er ruimte voor discussie en interactie?
Welke audio-visuele hulpmiddelen zijn beschikbaar? Veel mensen maken gebruik van power point, een software programma om presentaties op te stellen die met een beamer of overheadprojector worden getoond. Deze apparatuur en een laptop moeten dan aanwezig zijn.
Indien u reacties of conclusies wilt noteren, is een 'flip over' of 'white board' wellicht wenselijk. Een flip-over is een standaard met daarop grote vellen papier. Een white board is een wit schoolbord waar met speciale viltstiften op geschreven wordt.

Presentatie opstellen

Een presentatie is meestal opgebouwd uit drie bouwstenen: de introductie, het centrale deel en de conclusie.

De introductie heeft twee doelen. Ten eerste moet een spreker meestal eerst de aandacht van het publiek krijgen. Het is raadzaam om met een pakkende opening te beginnen en om in de eerste zinnen geen essentiële informatie te geven. Ten tweede kunt u, als u de aandacht te pakken heeft, het publiek laten weten wat het centrale thema is, waarom het belangrijk is, hoe lang de presentatie gaat duren en of er tussendoor vragen kunnen worden gesteld. Zodoende weet men wat men kan verwachten.
Het centrale deel bevat uw belangrijkste communicatieboodschap. U dient zorgvuldig te selecteren wat u gaat vertellen. Daarbij dient u de doelgroep voor ogen te hebben: wat is de kennis en de houding ten opzicht van het onderwerp. Het kan helpen om eerst alle ideeën op te schrijven over relevante informatie gezien het doel van de presentatie. Als tweede stap kunt u een selectie toepassen en de informatie in een logische structuur organiseren.
De conclusie vat de presentatie en de centrale boodschap samen. Maak het publiek duidelijk dat dit het laatste deel van de presentatie vormt zodat er geen abrupt einde is. Geef de gelegenheid om vragen te stellen en dank het publiek voor de aandacht.

De presentatie geven

Uit onderzoek blijkt dat 85% van de sprekers zenuwachtig is voor een presentatie. Het is geruststellend dat het publiek dat in de meeste gevallen niet opvalt. Een gedegen voorbereiding en het oefenen van een presentatie voor een vertrouwd publiek kunnen er voor zorgen dat u zich zekerder voelt. Daarnaast kunnen de volgende tips gegeven worden:

Neem uw tijd om uw aantekeningen goed neer te leggen en een prettige positie in te nemen, start niet zo snel mogelijk.
Kijk het publiek aan, contact is essentieel om impact te hebben.
Een goede start is belangrijk: trek eerst de aandacht van het publiek. Zorg er voor dat u zich zeker voelt bij de eerste zinnen.
Denk er aan om luider en duidelijker te spreken dan in een normaal gesprek.
Probeer niet te statisch te zijn.
Gebruik variatie om de aandacht vast te houden: laat stiltes vallen, gebruik voorbeelden de praktijk, stel het publiek retorische vragen.

Tips

Weet wie er in de zaal zitten. Zijn het buurtbewoners die een avond bijwonen over activiteiten in de wijk? Scholieren die op zoek zijn naar onderwerpen voor een werkstuk?
Bedenk wat het publiek interessant vindt aan het project. Diep dat in de presentatie verder uit.
Hoe dichter je bij de het publiek blijft, hoe interessanter ze het vinden.
Bedenk vooraf de kern van de boodschap. Wat moet het publiek in ieder geval onthouden?
Kijk het publiek aan, neem de hele zaal mee in uw blikveld.
Gebruik steekwoorden op papier of op kaartjes.

Coolpolitics de heer R. Lubbers