Persconferentie

Introductie

Tijdens een persconferentie wordt een nieuwsfeit openbaar gemaakt en toegelicht aan journalisten. Een persbijeenkomst is zinvol indien een nadere toelichting op een persbericht van belang is. Het bieden van een reactiemogelijkheid aan journalisten is essentieel.

Een persconferentie moet goed georganiseerd worden. Journalisten hebben weinig tijd en een persconferentie kost hen al gauw een halve dag. De relevantie van het nieuws moet in de ogen van de journalist die inspanning rechtvaardigen. U kunt dit instrument daarom niet te vaak in zetten.

Vragen

Vragen die u zich moet stellen bij de afweging voor het houden van een persconferentie zijn:

  • Kan het nieuwsfeit net zo goed in een persbericht worden gebracht? Vereist het nieuws een nadere toelichting en uitleg, moet er iets worden getoond?
  • Is het onderwerp van de persconferentie echt nieuws? Is dat nieuws ook interessant voor de pers?
  • Kunnen de journalisten vragen stellen? Alleen een verklaring geven zet al snel kwaad bloed.

Checklist voor een persconferentie

Een persconferentie organiseren is niet even snel geregeld: neem er de tijd voor en zorg dat u werkt met een draaiboek. Een 'basis-draaiboek' kunt u weer gebruiken voor andere persconferenties. Voor het organiseren van een persconferentie is het antwoord op de volgende vragen van belang:

1. Wat is het nieuwsfeit?

  • Weeg af of een persconferentie nodig is.
  • Welke informatie is er en wat wilt u beschikbaar stellen?

2. Wanneer wilt u de conferentie houden? Stel de dag en tijd vast voor de conferentie.

3. Wie wilt u uitnodigen voor de persconferentie?

  • Stel vast wie de doelgroep is die u wilt bereiken.
  • Stel vast welke media daarbij horen en welke perscontacten u daar hebt.
  • Bekijk welke sleutelpersonen daarnaast belangrijk zijn.

4. Waar kan de conferentie het best worden gehouden?

  • Is dat bij uw eigen organisatie of kiest u voor een externe locatie?
  • Reserveer de ruimte voor de conferentie. Let op de zaalindeling en de 'incheckbalie' voor journalisten en sprekers.
  • Reserveer de catering en voorzieningen als geluid, licht, beeld, hulpmiddelen etc. Vergeet de naambordjes van de sprekers niet.

5. Wie voeren het woord tijdens de conferentie?

  • Bepaal wie de leiding heeft over de organisatie.
  • Wie is de afzender en nodigt de gasten en de pers uit?
  • Stel vast wie de conferentie leidt, wie de woordvoerder is naar de pers.
  • Stel vast op welk moment journalisten vragen kunnen stellen.

6. Hoe lang gaat de conferentie duren?

  • Hoeveel sprekers zijn er en hoelang zijn die aan het woord? Bepaal de volgorde van de sprekers en overweeg of een pauze wenselijk is.
  • Houdt rekening met materiaal dat u wilt laten zien. Bepaal de showtijd en neem dat op in het programma.
  • Let op dat alle sprekers in heldere korte stappen de boodschap neerzetten.

Uitnodiging

U heeft bepaald wat, wanneer, waar en hoe u uw nieuws wilt vertellen en aan wie u dat wilt doen. Nu moet de uitnodiging er voor zorgen dat zoveel mogelijk van de gasten ook de moeite nemen om te komen.

  • Maak een uitnodiging die naast locatie, dag en tijd duidelijk aangeeft wat het onderwerp is, wie de sprekers zijn en waarom u een persconferentie organiseert.
  • Een uitnodiging voor een persconferentie is eigenlijk een soort verkort persbericht. Eventueel kunt u een antwoordkaart of een vorm van inschrijving (bijv. aanmelden via internet/mail) mee sturen. Inschrijven betekent niet dat een journalist ook komt. Actualiteit kan immers de prioriteiten in het nieuws doen verschuiven. Een journalist weegt de uitnodiging op: nieuwswaarde, is dit interessant voor mijn lezers, kijkers of luisteraars, moet ik er bij zijn of kan het later ook, hoe lang gaat het duren en past dit qua tijd in mijn agenda?
  • Een algemeen geldende regel voor het versturen is dat dit minstens 14 dagen van te voren gebeurt.

De persconferentie

De dag is daar en het circus gaat beginnen. Controleer voor de start:

  • De incheckbalie: liggen de persmappen klaar?
  • Is de zaal gereed: geluid, licht, water, naambordjes etc.?
  • Wees voorbereid op vragen en op verzoeken van journalisten voor individuele vraaggesprekjes.
  • Let op: wees ook voorbereid op vragen van journalisten over onderwerpen die slechts gedeeltelijk een raakvlak hebben met het nieuwsonderwerp van de conferentie.

Tips

  • Wees voorbereid: zorg dat er voor crisissituaties een draaiboek is voor het snel afroepen en organiseren van een persconferentie.
  • Check de dag en tijd vooraf. Om te voorkomen dat uw persconferentie ondersneeuwt onder andere evenementen en persmomenten is het verstandig om altijd even een check te doen wat er gepland staat en hoeveel aandacht dit op zal eisen.
  • Controleer het effect. Onderzoek wat uw persconferentie oplevert. U leert daarmee veel over de perceptie die leeft onder journalisten omtrent uw onderwerp. Vraag journalisten bij gelegenheid wat ze van de persconferentie vonden en wat je in hun ogen kunt verbeteren.
  • Stel een persmap samen met informatie, foto's en illustratie materiaal.
  • Zorg voor een programma en een lijstje van de sprekers. Geef aan wie de woordvoerders zijn naar de pers (contactgegevens telefoon, mail etc.).
  • Koppel een beloning aan daadwerkelijke komst van een journalist. Bijvoorbeeld de overhandiging van een boek, of beloof aantrekkelijke informatie (bijv. foto's) mee te geven.

Persconferentie en seminar Wereldomroep

(Edwin Koopman, Latijns-Amerika-correspondent van de Wereldomroep(L) en Wil Pansters, Mexico-expert van de Universiteit van Utrecht in gesprek met dagvoorzitter Wim Friezen(r).)